六個步驟製作有效簡報


身為一個企劃兼業務(對,老闆就是業務),我非常大量的使用簡報,簡報對象從政府官員(科科)、外商公司主管、中小企業老闆、新創團隊CEO、夜校學生到賣魚阿伯都有,除了自己的提案外,偶爾還也會替別的公司製作各種用途的商務簡報,每天打開ppt或keynote的頻率跟我刷FB發廢文的頻率差不多。

我將自己製作簡報的過程歸納出六個步驟,以在大量製作簡報時還能維持一定的品質,公司的同事也參考這些步驟製作簡報,成效算是挺不錯的,這六個步驟分別是:

目的、背景、架構、畫面、順序、要求




一、目的 - 為什麼要做這份簡報?
在規劃旅行時,一定會先知道目的地在哪裡,才回頭去規劃旅遊天數、到達方法、交通工具、預算、日期等,做簡報也是一樣,一定要先弄清楚簡報的目的,才知道如何規劃「到達的方式」,簡報的目的有很多,像是要客戶同意你的提案、銷售產品、和同仁達成共識、傳授學生知識等等......我自己則將目的分成三個層級:

1.建立印象
初次接觸時,讓對方對你留下你所希望的印象。

2.爭取認同
讓對方認同你的觀點或意見,覺得你所講得有道理。

3.影響行為
花那麼多心思和唇舌進行簡報,無非是希望聽過後採取某些行動,這是簡報的終極目標。

清楚目的後,再回推設計簡報的內容,就能提昇簡報的影響力。


二、背景-對方為什麼要聽這場簡報?
相對於「目的」是從自己,也就是從簡報方出發,「背景」則是對方聽這場簡報的原因,是因為業務上的需要?被逼著來上課?或是想獲得知識?越能瞭解簡報的背景,就越有機會滿足對方的需求,進而影響對方的行為,在分析背景時,我習慣從「人」、「事」、「時」、「地」、「物」去思考:



窗口是誰?決策者是誰?出錢的人是誰?有沒有其他具影響力的人?真正的聽眾是誰?


發生了什麼事必須要進行這場簡報?對方的需求是什麼?


有多少準備的時間?有多少簡報的時間?簡報的日期?簡報的時段?簡報的時機?


簡報的場地狀況,如地點、空間狀況、現場設備等,設備尤其要注意,不然常會有無法順利播放檔案的慘劇。


除了簡報檔案外還要準備什麼?自帶電腦?喇叭?準備紙本?特殊道具?


這個步驟感覺很繁瑣,但非常重要,所謂知己知彼,百戰不殆,事前能掌握越多資訊,準備的就越充分,也可以避免許多現場可能發生的狀況


三、架構-簡報的大綱
以前上作文課時老師都會要求先寫作文大綱,把起承轉合四個段落的重點都確認後才開始寫內容,以確保寫出來的內容符合作文想講的主題,簡報也一樣需要大綱,我個人習慣叫他「架構」,就像蓋一棟大樓,地基先打好,鋼骨結構先蓋好確認不會倒塌之後,再來做表面的包裝。


我會使用如下的表格:

段落 重點 備註
開場 吸引注意,建立印象 需要注意的事項
內容 方案內容說明、案例等 需要注意的事項
結尾 重點提醒與行動呼籲 需要注意的事項

架構看起來很簡單,但卻是最耗費心力的階段,如何將要表達的內容用簡短的句子說明清楚,且符合每個段落想達成的效果,又能兼顧敘事邏輯與順暢度等等,透過撰寫架構的過程,幫助我釐清上述的問題,引領我一步步的走向目的。

撰寫架構還有幾個好處:

1.段落清楚,條理分明
2.條理分明,方便記憶
3.方便記憶,容易理解

基本上架構完成後就會很清楚要表達的重點和順序,很容易就記起來,而因為很容易記起來,對聽的人來說也容易理解,這樣才能避免簡報後台下睡死或面無表情的窘境啊啊啊啊啊!


四、畫面-所有的元素皆有意義
架構完成後,我才會打開簡報軟體,陸續把內容編排到簡報頁面當中,呈現內容的元素有很多:文字、表格、圖片、影片、音樂等等,在這裡先不討論排版或美術的部分(因為我自己也不會用美術軟體),但有一個重點請大家一定要注意,那就是所有放在頁面上的元素都要有意義,要能服務該頁的主題!請大家回想在台下聽簡報的經驗,一定有看過那種頁面塞到全滿,充斥著花俏字體與詭異圖片或太陽公公微笑gif檔的長輩圖簡報,根本看不到重點,因為看不到重點,也不會去聽對方在講什麼,然後就台下睡成一片......

簡報是用看的不是聽的,沒在看的人一定也沒在聽簡報內容!

所以請在製作簡報時,隨時問自己「為什麼要放?有沒有意義?可以不要放嗎?」,less is more 這句話還是有點道理的。(關於排版的技巧之後再和大家分享)


五、順序-敘事的邏輯
有時候在聽簡報或是自己講簡報時,會覺得哪裡「卡卡的」,甚至會有「跳接感」,聽不懂在講什麼狀況發生,這種狀況大多是在架構階段就出了問題,如果架構是完整的卻還有跳接的狀況,那可以檢查一下每一頁的順序,在頁面切換時,是否順暢並合乎邏輯。

舉交通為例,要從臺北開車到高雄,一定是從台北出發,依序經過桃園新竹苗栗台中彰化台南高雄一路順行,不會是台北出發下一站就到台中,然後又回到新竹,突然間又到高雄了,簡報也是一樣要有合理的敘事順序和推論邏輯,才不會讓人感覺莫名其妙。

我常用「因為...而且...所以...同意嗎?」這樣的邏輯來安排頁面順序

比如說「因為受眾是國中生屁孩,而且他們不喜歡聽人說教,所以建議用胡鬧無厘頭的風格來拍攝影片,受眾比較能接受,同意嗎?」這樣的敘事順序就合乎邏輯,如果改成「建議用無厘頭的風格拍片,因為受眾是國中生屁孩,受眾比較能接受,而且他們不喜歡聽人說教,同意嗎?」,每句話的內容都一樣,但後者看起來就會有點不順暢甚至混淆,造成聽眾的困擾。


六、要求-給我一個交代
最後的最後,千萬要記住,在結束簡報前一定要對聽眾提出明確的要求,可能是「採用我的設備」、「投資我兩億」、「嫁給我不要嫁給他」等等,提出明確的要求,並等待對方的反應,對方可能會同意,也許是反對,甚至惱羞成怒拍桌走人(我還真的遇過),但總是會給簡報者各種形式的回應,而非坐在對面只是看著你笑,笑得你心裡發毛顆顆。

簡報最終的目標是讓對方採取你想要的行動

如果連要求對方都不敢,那怎麼有機會說服對方?如果不敢提要求,那何苦要花時間精力去準備這份簡報?就算沒有達到目標(大部份是無法一次達標的),但至少對方有所回應,我們才能再去思考下一步該怎麼走,一點一點地接近想要的目標。

以上六點是我在製作簡報時的心得,與大家分享,然而在開始製作前,我們還可以透過一些步驟讓簡報的內容更加精準,這部分可以參考以下文章:


簡報前要做的事